Gồm 03 bộ hồ sơ trong đó có 01 bộ gốc. Hồ sơ phải được đóng kẹp để bảo quản lâu dài.
1) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện bằng tiếng Việt Nam (theo mẫu của Bộ Thương mại) do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
2) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập xác nhận. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của thương nhân nước ngoài thì thời hạn đó phải còn ít nhất là một năm;
3) Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
4) Bản sao Điều lệ hoạt động của thương nhân đối với thương nhân nước ngoài là các tổ chức kinh tế.
5) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân (nếu là người Việt Nam); bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu văn phòng đại diện;
6) Bản sao hợp đồng thuê địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Các giấy tờ quy định tại điểm 2 và 3 được lập bằng tiếng nước nơi thương nhân đăng ký và phải dịch ra tiếng Việt, được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước sở tại chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
